Media komunikasi seperti telepon dan email merupakan media yang paling sering digunakan dalam komunikasi internal perusahaan. Namun ada satu media yang masih jarang tersentuh oleh kebanyakan organisasi yaitu media live chat.

DREAMS, sebuah messaging solutions oleh D~NET, selain mengutamakan keamanan dalam sebuah email server juga memperhatikan kepraktisan dalam sebuah komunikasi internal perusahaan. Dengan memberikan fitur live chat internal, Anda dapat berkomunikasi antar personal, dalam satu divisi, antar divisi hingga antar tim dengan mudah dan praktis.

Lupakan kekhawatiran Anda mengenai susahnya mengkonfigurasi database untuk membangun live chat internal perusahaan Anda sendiri yang tentunya membutuhkan waktu dan skill yang tinggi. Hanya dengan berlangganan DREAMS, Anda sudah langsung dapat menggunakan fitur yang sangat mempermudah dan memperlancar komunikasi Anda.

1. Menyederhanakan Komunikasi dalam Perusahaan
Dengan fitur chat, seluruh komunikasi perusahaan Anda dapat dibawa dalam satu platform yang mudah dan praktis digunakan. Anda dapat melibatkan pihak yang tepat atau seluruh staf dalam waktu yang tepat pula pada perusahaan Anda dalam satu percakapan yang sama yang mudah diakses dan diatur.

• Public Channel
  Saluran ini dapat digunakan untuk topik yang perlu melibatkan banyak orang misal seluruh staf dalam satu perusahaan. Dengan Public Channel, informasi umum yang penting dapat tersampaikan dengan mudah dan praktis
• Private Channel
  Saluran ini dapat digunakan untuk pembicaraan yang lebih private seperti misalnya diskusi dalam satu divisi, atau diskusi pada satu tim proyek tertentu.
• Thread Messages
  Memungkinkan Anda membentuk sebuah diskusi tersendiri mengenai pembahasan tertentu dalam percakapan pada suatu channel.
• Direct Messages
  Dengan fitur berpesan one-on-one, menambahkan fleksibilitas seputar percakapan yang lebih terfokus.

Selain itu, Anda dapat menggunakan fitur chat ini pada PC maupun gadget Anda dan tersedia pada Google Play store dan Apple App Store.

2. Mudah Mencari Informasi yang Dibutuhkan
Seluruh percakapan dan file yang telah dilakukan telah terarsip dan mudah dicari dengan menggunakan satu keyword penting yang Anda butuhkan. Hanya dengan 1 langkah, Anda dapat menemukan topik atau hasil diskusi penting yang diperlukan tanpa harus mengecek satu per satu. Selain itu, Anda juga dapat mencari percakaan yang me-mention ID Anda sehingga Anda tahu kapan dan dimana saja Anda dibutuhkan dalam sebuah pembahasan.

Anda juga dapat mengatur notifikasi yang ingin diterima misalnya seluruh percakapan pada sebuah channel atau Anda hanya ingin menerima notif apabila Anda di mention saja, dan pengaturan lainnya.

3. Kemudahan Dalam Bekerja
Pertukaran file yang terarsip dan mudah dengan fitur drag & drop. Mudah dikonfigurasi serta mampu diintegrasikan dengan berbagai aplikasi pihak ketiga yang membuat pekerjaan menjadi lebih mudah. Beberapa macam aplikasi yang terintegrasi meliputi : JIRA, Gitlab, Github, BitBucket, dll

Temukan segala keunggulan dan kemudahan dalam berkomunikasi menggunakan fitur live chat hanya cukup dengan berlangganan DREAMS. Dapatkan pula fitur-fitur unggulan DREAMS lainnya seperti marketing tools e-newsletter beserta analitiknya, migration tools, mail grouping, Blacklist dan Whitelist, dan lain sebagainya. Pelajari lebih lanjut tentang DREAMS di sini.

– D~NET DREAMS – Beyond Messaging –

The post 3 Alasan Mengapa DREAMS Permudah Komunikasi Tim Anda appeared first on Blog D~NET Provider.

Pada kenyataannya, menyiapkan dan merawat email server Anda sendiri merupakan hal yang cukup rumit dan menyita waktu, padahal sudah ada beberapa alternatif gratis yang sudah berkembang. Namun, kebanyakan perusahaan pasti menginginkan nilai dan kemudahan lebih untuk memperlancar proses bisnis, oleh karena itu banyak juga yang memilih layanan email berbayar.

Jika Anda masih penasaran apa saja yang dibutuhkan dalam membangun email server sendiri, simak penjelasannya berikut ini.

Server Mail Sangat Kompleks
Dibutuhkan banyak komponen perangkat lunak dengan konfigurasi yang rumit untuk menjalankan berbagai fungsi tertentu yang saling berhubungan. Karena begitu banyak komponen yang perlu diperhatikan, email server bisa menjadi rumit dan sulit untuk disiapkan serta memakan banyak waktu.

Berikut adalah daftar komponen yang dibutuhkan pada email server:

1. Mail Transfer Agent
MTA adalah komponen yang menangani lalu lintas Simple Mail Transfer Protocol (SMTP) dan bertanggungjawab untuk mengirim email dari pengguna ke MTA eksternal dan menerima email dari MTA eksternal.

Contoh software MTA: Postfix, Exim, dan Sendmail.

2. Mail Delivery Agent
Mail Delivery Agent atau yang bisasa juga disebur Local Delivery Agent (LDA), bertugas untuk menarik surat dari MTA dan memasukkannya ke kotak surat pengguna yang sesuai dari tujuan pengiriman.

Ada berbagai format kotak pesan, seperti mbox dan Maildir. Setiap MDA mendukung format kotak surat yang spesifik. Pilihan format kotak surat menentukan bagaimana pesan disimpan di server yang akan mempengaruhi penggunaan disk dan kinerja akses kotak pesan.

Contoh perangkat lunak MDA: Postfix and Dovecot.

3. Server IMAP dan / atau POP3
IMAP dan POP3 adalah protokol yang digunakan oleh email client untuk membaca dan mendapatkan email. Setiap protokol memiliki seluk beluk tersendiri. Perbedaan utam yang paling utama dari IMAP dan POP3 adalah sebagai berikut :

IMAP adalah protokol yang lebih kompleks yang memungkinkan terhubungnya beberapa email client kepada mailbox individu secara simultan atau terus menerus. Pesan email akan disalin ke email client, dan pesan asli dibiarkan di mail server. Di lain sisi, POP3 lebih sederhana, dimana sistem akan memindahkan pesan email ke komputer mail client, biasanya komputer lokal pengguna, secara default.

Contoh perangkat lunak yang menyediakan fungsi server IMAP dan / atau POP3: Courier, Dovecot, Zimbra.

4. Filter Spam
Tujuan adanya Filter Spam adalah untuk mengurangi jumlah spam atau junk mail, yang masuk ke mailbox pengguna. Filter dilakukan dengan menerapkan aturan deteksi spam – yang mempertimbangkan berbagai faktor seperti asal server yang mengirim pesan, konten pesan, dan sebagainya – ke inbox. Jika “spam level” pesan mencapai ambang batas tertentu, maka pesan tersebut akan ditandai dan diperlakukan sebagai spam.Begitu pula dengan pengiriman email ke luar, filter spam dapat digunakan untuk mencegah pengguna tertentu untuk mengirimkan spam dari email server yang akhirnya akan mengurangi nilai bagi email server Anda.

5. Anti Virus
Antivirus digunakan untuk mendeteksi virus, trojan, malware, dan ancaman lainnya di email yang masuk dan keluar. Hal ini dipelrlukan untuk meningkatkan keamanan bagi email server Anda.

6. Webmail
Webmail pada dasarnya adalah mail client yang bisa diakses oleh pengguna melalui browser web – Gmail mungkin adalah contoh yang paling terkenal. Contoh perangkat lunak yang menyediakan fungsionalitas webmail: Roundcube dan Citadel.

7. Nama domain, DNS record, dan sertifikat SS
Disamping banyaknya komponen yang harus diperhatikan, masih ada tahap pemeliharaan meskipun Anda sudah selesai membangun email server sendiri. Ingin tahu selengkapnya ? Baca di sini.

The post Ini Alasan Mengapa Membangun Email Server Itu Sulit appeared first on Blog D~NET Provider.

Setelah email server telah kita buat, selanjutnya kita tidak semata-mata dapat lega dan meninggalkannya begitu saja. Dibutuhkan pemeliharaan yang cukup memakan waktu dan bahkan membutuhkan resource yang cukup banyak bait tenaga dan biaya. Ada beberapa hal yang perlu dipelihara yang mungkin Anda sudah paham seperti misalnya menjaga aturan penyaringan spam dan antivirus Anda, dan menjaga semua komponen server email tetap up-to-date, namun ada beberapa hal lain yang mungkin belum Anda pikirkan.

1. Menghindari Daftar Blacklist
Tantangan lain dalam pemeliharaan email server adalah menjaga server Anda dari berbagai Blacklist, juga dikenal sebagai daftar DNSBL, blocklists, atau blackhole. Daftar ini berisi alamat IP email server yang dilaporkan mengirim spam atau junk mail (atau karena memiliki data DNS yang tidak dikonfigurasi dengan benar). Banyak server email yang berlangganan satu atau beberapa daftar ini, dan mem- filter pesan masuk berdasarkan apakah email server pengirim pesan ada di dalam daftar tersebut. Jika server email Anda terdaftar, pesan yang Anda kirimkan mungkin akan difilter dan dibuang sebelum mencapai penerima yang dituju.

Jika email server Anda masuk dalam daftar blacklist, Anda dapat memperbaikinya dengan menganalisis alasan mengapa email server Anda terdaftar dan menyelesaikan masalahnya. Setelah itu, Anda harus mencari proses penghapusan daftar hitam untuk daftar tertentu dan ikuti langkah berikutnya.

2. Pemecahan masalah yang kompleks dan memakan waktu
Dalam kemajuan teknologi ini email sudah kita anggap sebagai makanan kita sehari-hari dan seringkali kita lupa dan menyepelekan bahwa email merupakan sistem yang kompleks dan rumit. Misalnya, jika pesan terkirim dari sistem namun tidak diterima oleh pengguna yang dituju, kemana Anda akan menyelesaikan masalah ini?

Masalahnya bisa disebabkan oleh salah konfigurasi di salah satu dari begitu banyak komponen email server, seperti outgoing spam filter yang tidak disetel dengan baik, atau disebabkan dari masalah eksternal, seperti berada masuk ke daftar blacklist.

3. Pengamanan Server Email yang harus dilakukan terus menerus
Banyak pesan email yang dikirim ke web tidak terenkripsi. Saat ini, Google melaporkan 78% email yang keluar dari Gmail sudah dienkripsi dan hanya 58% pesan masuk yang terenkripsi.

Untuk memastikan privasi komunikasi Anda, Anda perlu menggunakan teknologi enkripsi dengan protokol dan kode yang tepercaya. Salah satu enkripsi yang banyak digunakan adalah Pretty Good Privacy (PGP). Sayangnya, mengonfigurasikan kode PGP dan menggunakannya sangat sulit dan tidak terjangkau pengguna biasa. Selain itu Anda hanya dapat menggunakan PGP dengan pengguna PGP lainnya yang sangat membatasi dalam penggunaanya sehingga Anda harus mengadopsi berbagai enkripsi lainnya.

Ada juga berbagai masalah keamanan fisik, kehandalan dan redundansi yang mungkin muncul. Misalnya, bagaimana jika ketika Anda bepergian dan listrik padam kemudian email server Anda tidak kembali menyala ? Bagaimana jika ada intervensi dari pihak ketiga yang masuk – apakah disk Anda dienkripsi? Seberapa aman jaringan WiFi Anda ?

D~NET DREAMS hadir menawarkan Solusi.
Setelah Anda memahami betapa kompleks dan rumitnya untuk membangun email server sendiri, D~NET mampu memberikan solusi untuk masalah email Anda. Anda tidak perlu lagi repot memikirkan masalah daftar blacklist, keamanan email, spam dan sebagainya dan Anda dapat menggunakan email dengan nyaman dan mudah dengan D~NET DREAMS. D~NET DREAMS bukan hanya sekedar email server namun sebuah messaging solutions untuk semua kebutuhan komunikasi bisnis Anda. Dilengkapi dengan fitur webmail, live chat dengan tim atau personal, kalender, sistem e-marketing dengan newsletter, blacklist dan whitelist, sender score dan masih banyak lagi.

– D~NET DREAMS – Beyond Messaging –

The post Ingin Tahu Mengapa Membangun Email Server Itu Susah? appeared first on Blog D~NET Provider.

Istilah phishing sudah sering kita dengar dan sudah banyak pula korban yang terkena phishing. Kerugian yang dialami dapat bervariasi baik reputasi perusahaan maupun kerugian materi. Walaupun sudah banyak kasus yang terjadi, namun banyak orang yang belum memahami apa itu phishing dan belum menyadari berbagai jenis phishing yang ditemui dalam keseharian pengguna internet.

Phishing pada dasarnya adalah upaya untuk mendapatkan informasi penting dan rahasia seperti username, password, PIN, nomor rekening dan sebagainya dengan cara yang tidak sah dengan tujuan untuk mengambil keuntungan sendiri. Pada pembahasan kali ini akan dibahas berbagai macam phishing yang dilakukan para hacker melalui media email.

Teknik – teknik Phishing :

1. Email Spam
   Dengan teknik ini, pelaku phishing akan mengirimkan email secara massal dengan harapan penerima email akan mengisi informasi pribadi mereka seperti username dan password atau PIN atas akun tertentu. Bentuk email dapat berupa link ke website yang menyerupai website resmi, file formulir data pada lampiran, dll. Untuk memancing pengguna memberikan informasinya, diberikan instruksi untuk melakukan update informasi atau verifikasi akun, atau akses ke layanan tertentu serta diberikan juga batas waktu agar pengguna terdesak untuk mengisi data.Bagaimana mengatasinya ?
   Jangan mudah tertipu dengan email mencurigakan yang menggunakan logo dan tampilan yang mirip seperti email resmi, perhatikan link yang dikirimkan di dalam email atau aplikasi pesan singkat, dan pastikan terlebih dahulu URL yang tertera pada browser ketika membuka laman web sebelum memasukkan data pribadi baik username maupun password/ PIN Anda.
2. Malware phishing
   Teknik ini dilakukan dengan menggunakan Malware yang dikirimkan phiser melalui email yang berisi tautan (link) ataupun lampiran yang apabila dibuka, maka komputer pengguna dapat terserang virus atau bahkan diambil alih seluruhnya oleh phiser. Dengan teknik ini pengguna hanya perlu mengklik link atau membuka file lampiran dan seluruh informasi akun pengguna dapat dimanfaatkan oleh phiser.Bagaimana mengatasinya ?
   Perhatikan alamat pengirim email dan jangan mudah membuka tautan atau mengunduh file lampiran apabila pengirim email tidak jelas asalnya.

Ingin tahu lebih lanjut teknik phising lainnya ? Baca disini.

The post Email Phishing dan Penanganannya Part 1 appeared first on Blog D~NET Provider.

3. Protokol Keamanan
Apabila Anda mengimplementasikan otentikasi dengan username dan password, maka Anda juga harus memperhatikan protokol keamanan yang digunakan. Apabila kantor anda menggunakan koneksi WiFi, atau pengguna Anda sedang berada di mall menggunakan WiFi gratis, maka kemungkinan besar komunikasi pada laptop atau perangkat Anda bisa disadap oleh hacker.

Para hacker bisa mendapatkan username dan password mereka dan yang sering terjadi, passwordtersebut juga merupakan sandi untuk akun Facebook atau Internet Banking mereka. Untuk menghindari penyadapan ini, dibutuhkan adanya TLS / SSL. Hal ini memungkinkan komunikasi yang lebih aman antara mail client dan mail server karena data yang dikirimkan terenkripsi. Email server harus dikonfigurasi sedemikian rupa untuk memaksakan penggunaan TLS / SSL untuk semua pengguna.

4. Relay
Yang dimaksud dengan relaying email pada dasarnya adalah pengiriman email dari domain Anda (ex: abc.com) ke domain tujuan (ex: def.com) melalui email server lainnya (ex: ghi.com).

Intinya, relaying adalah proses ketika Anda menggunakan email server milik orang lain untuk mengirimkan email. Anda harus selalu menggunakan email server yang terpercaya. Anda dapat menggunakan email server CPanel yang disediakan ISP asalkan layanan tersebut hanya tersedia bagi perusahaan Anda. Namun, pada kenyataannya, kebanyakan ISP memiliki email server umum (SMTP Servers) yang digunakan bersama dengan semua pengguna. Email server seperti ini disebut dengan open relay server. Server ini biasanya digunakan demi kenyamanan penggunanya dan seringkali tidak aman.

Dalam praktiknya, ada beberapa alasan khusus dimana pengguna membutuhkan relay email. Sebagai contoh yang sering ditemui yaitu ketika pegawai Anda sedang berada di luar kota dan ingin mengirimkan email dari mail client perusahaan Anda, namun karena alasan tertentu email serverperusahaan Anda diblokir sehingga Anda memerlukan relay email.

Open relay digunakan oleh spammer atau malware untuk mengirimkan email spam mereka. Kebanyakan ISP saat ini telah menutup sistem open relay dan bahkan mereka tidak menyediakan layanan email sama sekali. Apabila Anda mengembangkan email server Anda sendiri,pastikan bahwa email server Anda tidak menggunakan sistem open relay.

5. Personal
Pada akhirnya email merupakan alat komunikasi untuk manusia. Sayangnya, terkadang manusia merupakan faktor terlemah dalam menjaga keamanan. Semakin aman sistem Anda, maka semakin tidak nyaman untuk digunakan bagi manusia.

Sebagai contoh, memiliki password dengan minimum 32 karakter akan sangan aman namun pengguna Anda harus mengingat password yang sangat panjang. Semakin pendek kata sandi yang digunakan semakin baik bagi pengguna namun sebagai resikonya, tingkat keamanannya sangat rendah. Sangat disayangkan bagaimana kebanyakan orang lebih mengutamakan kenyamanan sebelum keamanan dan menunggu sebuah masalah terjadi terlebih dahulu. Poin yang harus digarisbawahi adalah Anda harus dapat menyeimbangkan antara keamanan dan kenyamanan saat menggunakan email.

Sebagai kesimpulan berikut adalah tips yang perlu Anda lakukan demi keamanan Email :
1. Gunakan otentikasi untuk server SMTP anda. Pengguna seharusnya tidak bisa mengirim email tanpa melakukan otentikasi terlebih dahulu.
2. Gunakan port 587, bukan port 25, pada mail client anda untuk mengirimkan email
3. Gunakan protokol keamanan SSL / TLS agar sandi pengguna tetap aman walaupun ketika menggunakan koneksi WiFi.
4. Jangan pernah menggunakan server open relay, begitu pula jika Anda mengelola email server sendiri.
5. Komunikasikan kepada pengguna dan publik Anda pentingnya sistem keamanan email.

The post Cara Aman Mengirim Email Part 2 appeared first on Blog D~NET Provider.

Menurut data statistik terbaru dari TrendMicro, Indonesia memiliki rating email spam yang tinggi yaitu hingga 90%. Hal ini berarti 90% dari peredaran email yang ada di jaringan internet Indonesia adalah email ‘sampah’ atau junk email (sumber: trendmicro.com). Konsekuensi yang mungkin muncul cukup banyak. Tak hanya menghabiskan bandwidth internet Anda, tetapi juga hal ini juga meningkatkan potensi pemblokiran email dari Indonesia oleh provider besar seperti Gmail dan Yahoo hingga email server perusahaan yang lain. Hal ini tentu akan memberikan efek negatif pada bisnis Anda.

Mengapa hal ini bisa terjadi ?

Email sudah ada sejak lebih dari  30 tahun yang lalu dan bukan lagi merupakan sebuah teknologi yang baru. Saat email ditemukan, internet masih sangat kecil dengan jumlah pengguna yang sedikit dan kebanyakan tidak terbuka untuk publik umum. Sejalan dengan perkembangan internet, email menghadapi banyak masalah dengan memanfaatkan pondasi desainnya. Banyak pengembangan yang telah dilakukan untuk meningkatkan keamaanan email, namun pada kenyataannya, banyak perusahaan yang masih belum sadar akan pentingnya penerapaan best practice penggunaan email secara aman.

Solusi untuk keamaanan email sangat luas dan bervariasi serta kompleks. Sebagai langkah awal, tanyakan pada diri Anda, sudahkah Anda sudah mengkonfigurasi mail client dengan benar ? Berikut adalah beberapa kesalahan yang sering ditemui dalam konfigurasi mail client :

1. Otentikasi
Mail server milik perusahaan yang biasanya dikelola oleh tim IT dari perusahaan tersebut ataupun yang disediakan oleh ISP seringkali dikonfigurasi tanpa adanya pengaturan sistem otentikasi untuk mengirim email. Protokol atau pengaturan ini disebut sebagai SMTP Server Authentication atau Otentikasi Server SMTP. Mail Client seharusnya tidak dapat mengirimkan email melalui SMTP perusahaan Anda tanpa melakukan otentikasi terlebih dahulu.

Apabila skala organisasi terlalu besar, terkadang lebih mudah untuk tidak menggunakan otentikasi sama sekali. Kalaupun ada, biasanya username dan password dibagikan dan dipakai bersama  dalam satu organisasi atau perusahaan. Resikonya adalah apabila salah satu komputer terkena sabotase seperti virus malware, maka seluruh perusahaan dapat terancam resiko. Selain itu, dengan alasan kemudahan, kata sandi yang digunakan seringkali pendek dan mudah ditebak.

Apa yang harus dilakukan ?
– Aktifkan authentication pada email server Anda.
– Jangan bagikan username dan password email server Anda.
– Gunakan password yang kompleks dan tidak mudah ditebak.

2. Kesalahan Penggunaan Port Pengiriman Email
Kesalahan yang sering terjadi adalah membiarkan mail client Anda mengirimkan email via SMTP (TCP connection port 25). Dulu SMTP port 25 memang digunakan untuk mengirim email baik dari email server ke email server maupun dari mail client ke email server. Namun saat ini, mekanisme tersebut sudah tidak benar. Untuk komunikasi dari email server ke email server seharusnya memang tidak memerlukan otentikasi. Namun untuk pengiriman email dari mail client ke mail server harus diotentikasi.

Menerapkan dua pengaturan yang berbeda pada 1 port sangatlah sulit. Oleh karena itu, standar saat ini adalah dengan menggunakan 2 port yang berbeda. SMTP Port 25 digunakan untuk komunikasi antar mail server dan port 587 untuk mengirim email dari mail client ke mail server. Dengan menggunakan port 587, aturan keamanan  yang lebih baik dapat diterapkan oleh pengguna seperti :
– Pengaturan Otentikasi dapat diterapkan (username dan password atau lainnya)
– Protokol keamanan seperti TSL dan SSL

Dari dua hal yang disebutkan diatas, Anda dapat memeriksa kembali apakah pengaturan email Anda sudah benar atau belum. Jangan lupa bahwa hal ini sangat penting untuk Anda perhatikan karena akibatnya bisa fatal.

Masih ingin tau kesalahan apa lagi yang biasa terjadi dalam pengaturan email ? Baca disini.

The post Cara Aman Mengirim Email Part 1 appeared first on Blog D~NET Provider.